De Werkgeverslijn adviseert nadrukkelijk dat werkgevers voor internationale werknemers, die nog geen BSN hebben, tijdig de aanvraag voor een BSN in gang te zetten. De ervaring leert dat de capaciteit bij de RNI-loketten, zeker in drukke tijden en vakanties, beperkt kan zijn.. Daardoor kunnen er langere wachttijden ontstaan bij bepaalde RNI-gemeenten. Wacht niet af, plan afspraken in en zorg dat internationale werknemers zo snel mogelijk over een BSN beschikken! Belangrijk daarbij is wel dat gemaakte afspraken ook opgevolgd dienen te worden. Hebt u afspraken ingepland, maar u kunt toch niet met uw internationale werknemers naar het RNI-loket om welke reden dan ook, zeg dan uw afspraak af! Hierdoor ontstaat er ruimte voor collega-werkgevers.

De Werkgeverslijn adviseert het volgende:

• Plan ruim van tevoren de afspraken in bij een RNI-loket. Dit kan digitaal of telefonisch. In de praktijk zien we dat de online agenda’s van de RNI-loketten niet altijd de werkelijke beschikbaarheid weergeven. Is er online dus beperkte beschikbaarheid, neem dan altijd telefonisch contact op met de RNI-loket.
• Is het niet mogelijk bij het dichtstbijzijnde RNI-loket, probeer dan een afspraak te maken bij een nabij gelegen RNI-loket.
• Kun je niet tijdig terecht? Lukt het niet om tijdig online via de gemeente website of telefonisch via de klantenservice van de gemeente een afspraak te maken? De Werkgeverslijn kan jou helpen om direct in contact te komen met een contactpersoon bij een RNI-loket. Dit gaat als volgt:
  • Stuur een e-mail aan de Werkgeverslijn info@spam-protectwerkgeverslijn.nl met daarin het verzoek om de contactgegevens door te geven van het door jou gewenste RNI-kantoor.
  • Je ontvangt van de Werkgeverslijn een naam en telefoonnummer van de contactpersoon bij het desbetreffende RNI-loket.

Tips om rekening mee te houden

• Elke werknemer die nog een BSN nodig heeft, moet in eigen persoon bij een RNI-loket zich identificeren en zich laten inschrijven in het RNI-register. Let op: dit staat los van de identificatieplicht die jij zelf als werkgever hebt.
• Er wordt verwacht dat de werknemer Nederlands, Engels of Duits spreekt. Spreekt hij geen van deze talen dan is een begeleider/tolk noodzakelijk. Ook kan aan de begeleider/tolk gevraagd worden of hij/zij zich kan identificeren.
• Laat werknemers de twee benodigde formulieren al vooraf (liefst digitaal) invullen en uitgeprint meenemen. Dit versnelt de doorlooptijd aan het loket aanzienlijk. Het gaat hierbij om de formulieren ‘Verzoek tot inschrijving RNI’ en het ‘toestemmingsformulier registreren aanvullende contactgegevens RNI’. Beide formulieren zijn in 15 talen beschikbaar.
• Zorg ervoor dat alle werknemers een geldig reisdocument (ID-kaart of paspoort) bij zich hebben. Bij het inschrijven in de RNI worden mensen zorgvuldig geïdentificeerd om fraude te voorkomen. Inschrijving is niet mogelijk met een rijbewijs of een verblijfsvergunning. Het reisdocument moet in goede staat zijn en de foto moet goed gelijkend zijn. Een ID kaart die in tweeën is gebroken, wordt niet geaccepteerd.
• Het inschrijven zelf duurt zo’n 10-15 minuten per persoon. De ingeschrevene krijgt direct een brief mee met daarin het BSN.
• Geef tijdig door als een gemaakte afspraak niet doorgaat of als de groep kleiner/groter is dan afgesproken. Als jij de afspraak afzegt geeft dit ruimte voor een collega-werkgever.

Regeling piekarbeid
Maak jij gebruik van de regeling piekarbeid? Meld piekarbeiders uiterlijk de 5^e  werkdag aan bij BPL Pensioen. Indien piekarbeiders niet binnen 5 werkdagen een BSN-nummer kunnen krijgen, dan kun je coulance krijgen van BPL Pensioen. Daarbij gelden de volgende voorwaarden:

• Je dient een schriftelijk bewijs (bijvoorbeeld een e-mail) te hebben van het betreffende RNI-loket, waaruit blijkt dat het niet haalbaar is om binnen vijf dagen een BSN te ontvangen.
• Je stuurt een mail aan BPL Pensioen via werkgever@spam-protectbplpensioen.nl met het verzoek om coulance én voorzien van het schriftelijke bewijs.
• BPL Pensioen beslist over coulance. Je krijgt hiervan bericht.

Al eerder in Nederland geweest?
Als werknemers al eerder in Nederland geweest zijn om te werken dan staan ze wellicht al ingeschreven in de RNI en hebben ze al een BSN. Een BSN blijft levenslang geldig. Als een werknemer zijn BSN niet meer weet dan is inschrijving niet opnieuw nodig, maar kan bij een RNI-loket gevraagd worden om – tegen betaling – een uittreksel.