Ik ga in gesprek met Kim Oosterom (projectmanager) en Ted van Holsteijn (arbeidscoördinator), beiden werkzaam bij Duijvestijn Tomaten. Hoe werkt hun onboardingsproces en wat is het succes achter duurzaam samenwerken met internationale medewerkers? Wat maakt dat het hen lukt om internationale medewerkers aan Duijvestijn Tomaten te binden?

De basis
Kim opent: “Wij willen duurzaam met mensen omgaan, werken met plezier en het leuk hebben onderling. Dit neemt een belangrijke plaats in. Heb je dit voor elkaar, dan leveren mensen een goede arbeidsprestatie. Daarnaast is het uiteraard belangrijk om ze goed te betalen en ze met respect te behandelen. Als je goed voor mensen bent, zijn ze ook goed voor jou.”

Elk jaar hebben we veel terugkomers, dit zijn internationale medewerkers welke na een vakantie in eigen land terugkomen om in het hoogseizoen weer bij ons aan de slag te gaan. Een groot deel van deze medewerkers komt niet alleen terug, zij brengen ook nieuwe collega’s mee, een familielid, vriend of kennis. Zo is er inmiddels een hele hechte groep werkzaam.

Aanspreekpunten
Een hechte groep heeft veel voordelen, maar vraagt ook aandacht bij het aansturen. Ted geeft aan: “We kijken of we voor het inwerken en instrueren van nieuwkomers medewerkers uit de huidige groep kunnen laten doorgroeien. Welke medewerkers hebben zelf de verschillende werkzaamheden goed in de vingers en beheersen de Engelse taal in voldoende mate om binnen het bedrijf mee te communiceren? Daarnaast moet je als aanspreekpunt/voorman ook je collega’s kunnen aanspreken. Dit kan in sommige culturen best een uitdaging zijn..

Binnen Duijvestijn Tomaten wordt de rol van aanspreekpunt/voorman geformaliseerd. Wie kunnen vanuit de groep doorgroeien en dit invullen? Wat wordt verwacht van deze medewerkers  en hoe kunnen we ze hierin ondersteunen? Het bedrijf is groot geworden door duurzaam samen te werken. De huidige omvang, twee locaties en de stap naar het onderbrengen van het bedrijf onder de The Flavour Farm vraagt erom de informele werkwijze in kaart te brengen, bewust te worden en uit te schrijven om deze vervolgens op andere locaties ook toe te kunnen passen.

Waar komen medewerkers vandaan?
Het merendeel van de internationale medewerkers komen uit Oost-Europa. Maar ook scholieren werken bij Duijvestijn Tomaten en vragen de nodige begeleiding. Bij de piek zijn er zo’n 125 medewerkers extra nodig. Internationale medewerkers kunnen doorstromen naar een vaste functie; dit is alleen mogelijk als de medewerker onder andere zelf de huisvesting kan regelen.

Stapsgewijs inwerken
Bij het inwerken van nieuwe medewerkers wordt in drie stappen toegewerkt naar volledig meedraaien op de werkvloer:

1. Gedrag en omgangsvormen
2. Kwaliteit van het werk
3. Snelheid

Er wordt zo toegewerkt naar de gestelde eisen van Duijvestijn Tomaten. Niet iedereen is goed in dezelfde werkzaamheden en dat hoeft ook niet. Maar medewerkers willen het van nature graag goed doen, dat zit nu eenmaal in de mens. Daarom is het belangrijk om dit te ondersteunen en te blijven vragen wat zij nodig hebben om hun werk anders of beter te doen. Op die manier kun je op persoonlijke wijze het leerproces ondersteunen.

Samenwerken met uitzendbureaus
Het succes heeft ook te maken met de wijze van werven. Er wordt met een aantal vaste uitzendbureaus gewerkt, die investeren in de werving. Zij informeren potentiële medewerkers over het werk en de werksfeer. Dit doen ze al in het land van herkomst. Zet een medewerker de stap om in Nederland te komen werken dan zorgen zij voor goede huisvesting én vervoer naar het werk. Verwachtingen worden zo naar beide kanten (werkgever en werknemer) zo goed mogelijk gemanaged.

“Wij voeren ook zelf met iedere uitzendkracht een eerste gesprek”, aldus Ted. “Bij dit gesprek is iemand van het uitzendbureau om te vertalen. We willen zo een beeld krijgen van de motivatie van de kandidaat. Ook praktische zaken als woon-werkverkeer komen dan al aan de orde.” “Het is ook een grote stap die ze zetten”, vult Kim aan. “Onze medewerkers stappen niet alleen in een nieuwe baan, zij verhuizen naar een ander land, met een andere taal, cultuur en andere omgangsvormen, belangrijk dat wij hier ons met z’n allen van bewust zijn!”

Met succes onboarden
Om de stap naar werken in Nederland te laten slagen wordt naast de genoemde selectieprocedure altijd gestart met een ontvangst op de eerste werkdag. Daarbij komen huisregels en het inwerkproces aan de orde. Maar ook een check of de huisvesting in orde is of dat er ergens hulp bij nodig is. Kleine problemen zijn vaak met een telefoontje naar het uitzendbureau op te lossen. Vervolgens wordt de nieuwe medewerker gekoppeld aan een mentor. Bij voorkeur iemand die de moedertaal spreekt. Dit maakt werk- en veiligheidsinstructies makkelijker. Maar ook de omgangsvormen komen zo beter aan bod. Neem bijvoorbeeld de pauzes; een medewerker kan zelf bepalen wat het goede moment om te pauzeren is. Aan de mentor om zo nodig bij te sturen, zowel bij het te uitgebreid pauzeren als het niet of te kort pauzeren. Bij Duijvestijn Tomaten weten ze hoe je succesvol kunt onboarden, dat is duidelijk!

De tips van Ted en Kim:

• Zorg voor korte lijnen met de uitzendbureaus;
• Geef je medewerkers een persoonlijke start;
• Blijf je hulp aanbieden bij praktische zaken en het inwerkproces;
• Houdt ook daarna een vinger aan de pols om waar te ondersteunen;
• Los kleine problemen direct op.

Zo geef je je medewerkers een goede start om een langere periode met plezier in jouw bedrijf te werken.