De werkgever levert sinds 1 januari 2021 de gegevens aan via UPA. Die gegevens worden gebruikt om de premienota te kunnen opstellen en om de rechten op subsidie vanuit het fonds te kunnen vastleggen.
In UPA is vrijwel alles hetzelfde gebleven op een belangrijke uitzondering na, de cao-code. Er zijn nu twee soorten cao-codes:

• De UPA-code: de cao-code die in de nieuwe salarispakketten wordt gebruikt;
• De Colland-code: de cao-code die Colland Administratie Systeem (CAS) herkent.

Waarom is dit een probleem?   
Bij het fonds Colland Arbeidsmarkt zijn de regelingen voor de verschillende sectoren niet gelijk. Als gevolg daarvan is ook de premie niet gelijk. Het is dus van belang om te kunnen zien in welke sector iemand werkt. Dat gebeurt normaal gesproken door te kijken naar de cao-code (de Colland-code) die aan de werknemer is gekoppeld. Die code geeft de werkgever op wanneer hij een nieuwe werknemer aanmeldt.
Door de invoering van UPA moet de werkgever de UPA-codes gebruiken en die komen dus niet overeen met de Colland-codes. Op het moment dat de Colland-code verschilt met de UPA-code, kan er dus geen correcte premienota worden verstuurd. Ook zal het Colland Administratie Systeem de werknemer niet herkennen. Daardoor kan de werkgever voor nieuwe werknemers (in dienst na 1 januari 2021) geen subsidieaanvragen indienen.
Voor alle duidelijkheid, voor werknemers die al in dienst waren voor 1 januari 2021 speelt dit niet. Zij staan immers al in de systemen onder de Colland-code.

Cao-codes omzetten
De UPA-code van een nieuwe medewerker wordt omgezet naar een Colland-code. Daarbij zal de Colland-code van de werkgever worden gebruikt. In de meeste gevallen kan dat zonder problemen. In een beperkt aantal gevallen zal dat niet zo zijn, bijvoorbeeld omdat de werkgever als gevolg van een overname in het verleden twee cao-codes kent. Dan wordt in overleg met de betreffende werkgever een keuze gemaakt. De administrateur van Colland Arbeidsmarkt en BPL Pensioen (TKP) benadert de betreffende werkgevers. Eindresultaat moet zijn dat aan elke medewerker (nieuw en oud) in de spiegel een Colland-code is gekoppeld.

Wanneer is dat klaar?
De aanpassing is nu gedaan om de premienota’s voor het eerste kwartaal 2021 te kunnen verzenden. Dat zal een dezer dagen gaan gebeuren. Ondertussen wordt verder gewerkt aan een oplossing voor het CAS. Dan kunnen er voor nieuwe werknemers ook weer subsidieaanvragen worden ingediend.
Het kan dus zijn dat werkgevers door dit alles voor nieuwe werknemers geen subsidieaanvraag of declaratie via CAS kunnen indienen. In dat geval kunnen zij rechtstreeks bij de klantenservice indienen. Dus buiten CAS om. De gegevens van de klantenservice staan op de website van het fonds Colland Arbeidsmarkt.
Daarbij wordt géén rekening gehouden met de indieningstermijnen. Als het moment van binnenkomst bij de klantenservice daarbinnen valt is er verder geen probleem.

Neem voor nadere informatie contact op met het Colland Bestuursbureau: Christ Essens, telefoon: 06 22 56 29 96, of  Dic Wijnveen, telefoon 06 22 66 81 79.