Pre-boarding
Het doel van pre-boarding is het creëren van een werkomgeving waarin de nieuwe werknemer zich direct welkom voelt. De werknemer is goed geïnformeerd, andere collega's zijn op de hoogte en de werkplek is volledig ingericht. Loop onderstaande checklist na om te controleren of je aan alles hebt gedacht.
HR-zaken
- Neem de werknemer op in de personeels- en salarisadministratie.
- Bereid een welkomstdocument voor met daarin:
- Een welkomstbrief.
- Taakomschrijving, inclusief informatie over veiligheid en gezondheid in het bedrijf.
- Namen en telefoonnummers van contactpersonen.
- Plattegrond, parkeerinformatie en informatie over het OV.
- Missie van de organisatie en de bedrijfswaarden.
- Informatie over de afdeling.
- Zorg eventueel voor een introductievideo en stuur deze per e-mail of Whatsapp.
- Meld de werknemer aan voor relevante trainingen.
Informeren
- Informeer de directe collega’s over de nieuwe werknemer:
- Startdatum, rol en achtergrond van de werknemer. Zet de nieuwe werknemer in de cc als je dit per e-mail doet.
- Stel een rolomschrijving op voor de opleider/buddy en de teamleider.
- Kies een buddy die de werknemer gaat inwerken:
- Informeer over zijn/haar rol en geef tips en suggesties. Eventueel kan deze persoon hiervoor een training volgen.
- Contact de nieuwe werknemer:
- Bevestig de startdatum, tijd, locatie, parkeerbehoefte, dresscode, wat mee te nemen op de eerste werkdag, etc.
- Neem het werkprogramma door voor de eerste dagen (stuur dit ook per e-mail).
- Geef de naam van de buddy en leidinggevende door.
- Geef de medewerker de kans om vragen te stellen.
Werkzaamheden
- Bereid de agenda van de werknemer voor de eerste twee weken voor:
- Voeg eventuele vaste vergaderingen toe aan de agenda.
- Plan afspraken met mensen die essentieel zijn voor de eerste weken.
- Plan de eerste taak van de werknemer.
- Plan voor de eerste dag een overleg of lunch voor de nieuwe medewerker en andere collega's.
- Plan een rondleiding door het bedrijf en/of meewerkdagen op verschillende afdelingen.
Werkplek
- Kantoorpersoneel:
- Zorg voor een nette werkplek.
- Leg nenodigde kantoorartikelen klaar.
- Voeg de werknemer toe aan alle relevante maillijsten.
- Bestel visitekaartjes.
- Productie:
- Zorg dat voldoende materialen en middelen beschikbaar zijn om het werk uit te voeren.
- Bestel sleutels of een toegangspas.
- Bestel waar nodig apparatuur (computer, printer, tablet, telefoon) en software.
- Zorg dat IT-zaken klaar zijn vóór de eerste werkdag zodat de medewerker kan inloggen, de toegangspas werkt en bereikbaar is.